（2011年7月6日驻会会长会议审议通过，2024年4月30日驻会会长会议修订）

第一章 总则

第一条 为进一步加强档案的科学管理，更好地为工作服务，结合中国青少年研究会（以下简称“研究会”）实际情况，特制定本规定。

第二条 研究档案是指在各项工作、活动中形成，并经过立卷归档的材料。档案材料是各项工作、活动的真实记录，也是工作中的查考依据。研究会档案管理人员必须认真做好档案工作，不断提高管理水平，更好地为科研及各项工作服务。

第三条 办公室负责研究会的文书档案、科研档案、人事档案、财务档案的管理工作。各部门也要建立相应的档案工作，并指定专人兼任档案管理员。

第四条 档案管理员职责：

（一）负责管理研究会或本部门各类档案，积极开展档案材料的提供利用工作，为研究会各项工作服务。

（二）做好立卷归档工作，搜集、整理、保管和统计研究会或本部门的相关档案，并负责编制档案目录索引。

（三）负责档案材料的借阅工作。

（四）组织管理档案的鉴定与销毁工作。

（五）对损坏、偷盗档案文件与泄密者，提请领导或纪律检查部门予以处理。

第五条 研究会的档案分为一般档案、秘密档案、机密档案三类密级。

第六条 研究会的档案不提供外借服务。需要阅览上述档案时，须经研究会秘书长、常务副会长签批阅览。所有档案只限于在档案室阅览。

第二章 文书档案

第七条 研究会文书档案是在各项工作、活动中形成，并经过立卷归档的文书材料。文书档案分为实物档案（印刷品及录音带、录像带）和数字档案（电子文档、数字影像等）。

第八条 文书档案归档范围：

（一）团中央及其他上级机关下发的各类文件；

（二）研究会公文正式件；

（三）研究会公文流转中各级领导签署的意见；

（四）研究会重要会议的文档及声像资料；

（五）研究会重要活动的文档及声像资料；

（六）研究会各部门重要文件；

（七）各级领导为研究会的题辞；

（八）其他与研究会发展有直接关系、有历史保存价值的文档及声像资料等。

第九条 研究会内部形成的文书档案，应按照实物档案和数字档案分别立卷保存，并保证其完整性。

第十条 凡研究会及各部门工作、活动中形成的具有保存价值的文书材料，均先由各部门进行立卷存档。研究会领导和承办人员办理完毕的文书材料应及时交办公室整理立卷。

第十一条 研究会文书档案按年度和项目类别整理立卷。

第十二条 各部门应在每年年初分类设卷宗，随时将形成的、有保存价值的文件，按问题、名称、作者、时间、收发文机关等特征科学地组卷，使案卷正确地反映各项工作的实际情况，以便于查找使用。

第十三条 重要文件应留存两份，分别立卷，如无两份，可将定稿与打印稿分别立卷，以利查用。

第十四条 档案管理员应于每年6月底前将上一年度文书档案整理完毕。

第三章 科研档案

第十五条 研究会科研档案是在科研项目实施过程中形成，并经过立卷归档的科研材料。科研档案分为实物档案（印刷品及录音带、录像带等）和数字档案（电子文档、数字影像等）。

第十六条 研究会科研档案的立卷、归档应与科研项目的实施过程同步进行。

第十七条 科研档案存档范围：

（一）研究会关于开展科研工作的各类重要文件；

（二）研究会有关科研计划；

（三）研究会科研工作会议的文档、声像资料；

（四）研究会科研培训活动的文档、声像资料；

（五）研究会或部门举办学术研讨等活动的实施方案、会议文书、会议论文等；

（六）各科研课题实施过程中的文字、电子资料；

（七）纳入研究会科研计划内的科研成果；

（八）未纳入研究会科研计划的集体或个人研究类成果；

（九）研究会接受任务或委托调研所形成的调研成果（含只上报上级及委托单位的报告）；

（十）经研究会领导批准，研究人员外出参加学术会议的论文及有关会议资料等；

（十一）年度科研成果汇总材料（包括作者姓名、成果形式、媒体名称、发表时间、字数等）。

第十八条 研究会科研档案的报送由课题负责人负责；科研档案的立卷、归档由办公室负责。

第十九条 凡立项的科研课题，由课题负责人、课题负责人指定的专人或研究人员本人分别在立项、实施、结项三个阶段结束时分期报送存档资料。

第二十条 未经立项的集体或个人研究类成果，由召集人或本人在研究成果产生后报送存档资料。

第二十一条 非研究会出资完成的研究成果，其图书、发表在期刊上的研究类文章，研究会可向作者购买存档；报纸、会议论文或其他不便于提供原件的成果，可以以复印件存档。

第二十二条 研究会有关科研类文件档案、会议及培训类档案由办公室负责收集、整理并存档。

第二十三条 研究会科研档案的报送存档工作纳入研究会科研综合考评与管理范围。所有科研成果，未经报送存档，一律不得参加科研评奖活动，不计入本人及研究会当年完成的科研成果数量。

第二十四条 研究会科研档案分为实物档案、数字档案两类，每类按年度、项目和类别整理立卷。

第四章 人事档案

第二十五条 人事档案是按照党的人事工作政策，在人事管理活动中形成并经过立卷归档的人事材料。是记载和反映职工个人经历、政治思想、品德作风、 业务能力、工作业绩、工作表现以及工作变动的文件、文字等材料，是全面考察、正确使用干部的重要依据。

第二十六条 人事档案归档范围：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）鉴定、考核、考察材料；

（四）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

（五）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

（七）奖励材料（包括表彰奖励活动形成的有关材料）；

（八）处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）；

（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料；

（十）其他可供组织参考的材料。

第二十七条 研究会人事档案由办公室负责立卷存档。

第二十八条 人事档案应存放在专用的档案柜内，确保档案安全、保密。

第五章 会计档案管理制度

第二十九条 研究会财务人员负责会计档案的管理工作，主要包括会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，要指定专人负责管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。

第三十条 会计档案的具体内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位运营状况的重要资料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿；

（三）财务报告类：月、季度、年度财务报告和财政预算、决算报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他向各级主管部门报送的财务报告；

（四）其他类档案：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

第三十一条 会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六章 各类档案的保管与鉴定销毁

第三十二条 各类档案应妥善保管。实物档案需入库入柜保管，建立档案管理制度，作到安全、科学的管理。数字档案需单独保存在专用硬盘空间，并建立定期备份制度，保证其安全、完整。

第三十三条 各类档案应建立登记簿，随时对档案收入、移出情况进行登记。每年对库存档案资料数量，档案的接收、借阅、销毁、移交等情况分类统计，并就日常档案利用情况，加以分析，写出总结报告。

第三十四条 各部门应根据国家“文书档案保管期限表”的规定，每年对超过保管期限的档案加以鉴定，谨慎、细致地审查，对确无保存价值的档案准备销毁。

第三十五条 各部门在鉴定工作结束后，写出鉴定报告，附上需销毁的档案清册，报研究会秘书长和会长审批后实施销毁。

第三十六条 销毁档案必须在指定地点，并有人监销。监销人在档案销毁后，需在销毁清册上签字。

第七章 附则

第三十七条 本办法自发布之日起施行，由驻会秘书长办公会议负责解释。